Pada kesempatan kali ini saya akan menjelaskan mengenai pengertian surat resmi berserta fungsi dan ciri-cirinya agar dapat memudahkan anda didalam membuat surat resmi.
Daftar Isi :
Pengertian Surat Resmi
Mungkin sebagian orang belum mengetahui apa yang dimaksud dengan surat resmi atau official letter ini? Pengertian surat resmi adalah sebuah surat yang dipergunakan untuk keperluan resmi biasanya surat ini digunakan oleh pihak-pihak tertentu seperti lembaga, organisasi, perorangan maupun instasi tertentu, tentu hal tersebut bertujuan agar dapat berkomunikasi satu dengan lainnya secara formal.
Tentu didalam pembuatan surat resmi dibuat sesuai kaidah atau aturan yang telah ditentukan, Sebagai contoh didalam membuat surat resmi harus menggunakan bahasa baku dan isi surat harus jelas serta efektif selain itu surat resmi harus dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.
Walaupun pada saat ini masih banyak orang yang membuat surat resmi untuk keperluan pribadi, namun didalam pembuatan surat resmi tersebut tetap sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Sebagai contoh surat resmi yang sering dipergunakan untuk keperluan pribadi adalah surat undangan pernikahan.
Fungsi Surat Resmi
Setelah kita mengetahui pengertian surat resmi maka selanjutnya kita akan membahas mengenai beberapa fungsi dari surat resmi, tentu surat resmi memiliki fungsi khusus dibandingkan dengan jenis surat lainnya.
- Sebagai pedoman kerja didalam melakukan suatu kegiatan yang dimana surat resmi tersebut berisi tentang cara-cara kerja yang baik untuk pekerjaan tertentu.
- Sebagai saranan atau wadah informasi mengenai sesuatu hal yang disampaikan oleh satu pihak pada pihak lainnya, sebagai contoh penyampain suatu gagasa.
- Surat resmi berfungsi untuk suatu bukti tertulis didalam bentu sebuah dokumen yang isinya bisa dipertanggungjawabkan dan dipercaya.
- Sebagai suatu alat yang dapat menjadi pengingat untuk si penerima surat baik itu organisasi maupun perorangan.
- Selain itu surat resmi juga bisa berfungsi sebagai bukti kronologis dn bukti historis.
Meskipun pada saat ini surat resmi ada yang fasilitas teknologi seperi surat elekronik (email) namun beberapaan surat resmi dalam bentu print out juga masih diperlukan untuk saat ini seperti untuk keperluan bisnis maupun sebagai pemberitahuan saja.
Baca Juga: Pengertian Surat Perjanjian Beserta Jenisnya
Ciri-Ciri Surat Resmi
Agar anda lebih paham mengenai pengertian surat resmi alangkah baiknya jika anda juga mengenali ciri-ciri surat resmi dari karakteristiknya. Dibawah ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang bisa anda kenali dengan sangat mudah.
- Surat resmi menggandung bahasa baku yang sesuai kaidah bahasa Indonesia
- Surat Resmi dibuat dengan menggunakan bahasa yang singkat, padat dan mudah dimengeri maksut dan tujuan surat resmi itu dibuat.
- Bahasa eksplisit merupakan bahasa yang digunakan oleh surat resmi.
- Surat Resmi terdapat kop surat dari pihak yang mengeluarkan surat tersebut dan dibuat dalam bentuk full block maupun semi block.
- Didalam pembuatan surat resmi harus mencantumkan nomor surat, tanggal, perihal, hingga alamat tujuan surat itu akan diberikan.
- Surat resmi membutuhkan cap khusus / stempel
- Surat Resmi dibuat sesuai aturan yang baku dan berbentuk sistematis.
Jenis- Jenis Surat Resmi
Pada artikel diatas kita sudah membahas mengenai pengertian surat resmi, fungsi surat resmi dan ciri-ciri surat resmi. Maka pada bagian ini kita akan mengupas tuntas tentang jenis-jenis surat resmi. Berikut adalah macam-macam surat resmi yang perlu anda ketahui.
1. Surat Keputusan
Jenis Surat resmi keputusan ini memiliki tujuan untuk menyampaikan sebuah keputusan mutlak dari pimpinan mengenai hal-hal yang selama ini belum jelas. Biasanya surat resmi jenis ini dipergunakan sebagai surat keputusan yang berhubungan dengan lembaga atau instasi, sebagai contoh surat resmi keputusan pengangkatan pegawai.
2. Surat Permohonan
Jenis surat resmi yang kedua adalah permohonan, surat permohonan ini pada umumnya dipergunakan sebagai penyapai pesan, dalam isi surat ini berisi pihak pertama menyapaikan suatu permohonan kepada pihak kedua. Sebagai contoh surat permohonan ini adalah surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan dana, surat lamaran kerja dan lain sebagainya.
3. Surat Perintah
Jenis surat resmi yang ketiga adalah perintah. Surat perintah ini secara resmi dan sistematis memberikan suatu intruksi kepada bawahan untuk melakukan perintah. Contoh surat perintah untuk lembur atau perjalanan dinas, dan lain-lain.
4. Surat Kuasa
Jenis surat resmi selanjutnya adalah kuasa. Surat kuasa ini berisikan mengenai seseorang yang memberikan wewenang kepada pihak lain. Sebagai contoh surat kuasa pengambilan gaji, dan surat kuasa pengambilan BPKB Motor dan lain sebagainya.
Baca Juga: Pengertian Surat Kuasa Beserta Fungsi dan Ciri-Cirinya
5. Surat Undangan
Jenis surat resmi kelima adalah undangan. Isi dari Surat undangan ini mengenai sesorang yang mengundang atau memanggil orang lain untuk keperluan tertentu. Sebagai contoh surat panggilan kerja, surat undangan pernikahan, surat panggilan kepolisian dan lain sebagainya.
Selengkapnya: Pengertian Surat Undangan dan Bagian-bagiannya
6. Surat Edaran
Jenis surat resmi edaran ini biasanya dibuat sebagai informasi pemberitahuan kegiatan yag ditujukan kepada para anggotanya atau pihak yang terkaid. Sebagai contoh surat edaran reuni, surat endaran pengumuman libur sekolah.
Struktur Surat Resmi
Seperti yang sudah dijelaskan pada pengertian surat resmi diatas, bahwa didalam membuat surat resmi harus memperhatikan bagian bagian penting didalam surat resmi tersebut. Berikut strukur surat resmi yang benar.
1. Kepala Surat / Kop Surat
Pada bagian kop surat ini terdapat beberapa bagian seperti:
- Logo Instansi atau lembaga
- Nama Instasi atau Lembaga
- Alamat, Nomor telpon, Nomor fax, hingga email instansi atau lembaga,
2. Nomor Surat
Setiap lembaga maupun instansi didalam membuat surat resmi atau mengirim surat resmi ini pasti akan dilengkapi dengan nomor surat. Karena dengan adanya nomor surat ini, suatu instansi / lembaga akan mengetahui berapa jumlah surat yang sudah dikeluarkan.
3. Tanggal Surat
Pada bagian tanggal surat ini keberadaannya juga tidak kalah pentingnya dengan keberadaan nomor surat. Sebab tanggal surat ini sebagai informasi waktu kapan surat ini dibuat atau dikeluarkan.
4. Lampiran
Biasanya pada surat resmi selalu dilampiran sebuah dokumen pendukung, Misalnya dokumen foto kopi KTP, Ijazah jika membuat surat permohanan lamaran pekerjaan.
5. Alamat Tujuan
Pada bagian alamat tujuan ini sebagai tempat dimana surat resmi ini akan diberikan, biasanya alamat tujuan surat ini di tulis secara singkat, detail dan jelas.
6. Salam Pembuka
Didalam penulisan salam pembuka untuk surat resmi ini menggunakan bahasa yang sopan dengan bentuk baku dan formal.
7. Isi Surat
Nah pada bagian isi surat ini merupakan bagian terpenting didalam membuat surat resmi karena didalam isinya mengenai informasi yang menjelaskan secara jelas dan singkat tentang tujuan surat ini dibuat.
8. Salam Penutup
Untuk salam penutup ini menggunakan bahasa sopan. Hal tersebut bertujuan untuk menunjukan kesopanan didalam komunikasi melalui surat resmi.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Sebagai penanggung jawab pembuatan surat resmi harus di cantumkan tanda tangan pengirim surat.
10. Tembusan
Pada bagian tembusan pada surat resmi ini dibuat, apabila ada pihak lain yang perlu mengetahui adanya surat tersebut.
Baca Juga: Contoh Format Surat Resmi + Download
Contoh Surat Resmi
Demikianlah pengertian surat resmi yang perlu diketahui. Seperti pada penjelasan diatas bahwa untuk membuat surat resmi harus memperhatikan struktur dan menggunakan bahasa yang sopan sebab surat resmi ini sebagai alat komunikasi.
