Suratresmi.com – Dalam setiap instansi yang dibawah naungan Pemerintahan, tentu sebagai ASN tidak akan asing lagi dengan yang namanya surat dinas. Pada umumnya surat dinas bukan dibuat secara individu atau pribadi, akan tetapi dibuat oleh suatu lembaga atau instansi dari Pemerintahan itu sendiri.
Tujuan dari surat dinas sendiri adalah untuk keperluan dinas dengan menggunakan bahasa yang resmi sekaligus dibuktikan dengan kop surat. Banyak sekali jenisnya, salah satunya adalah contoh surat undangan.
Pada dasarnya surat dinas memiliki banyak sekali jenis dan fungsi tersendiri. Bila Anda penasaran, contoh lainnya dari surat dinas bisa berupa surat pengumuman, surat perizinan, surat pemerintahan, surat kuasa, dan masih banyak lagi.
Untuk mengenali lebih jauh agar Anda dapat membedakan surat dinas dan surat biasa, ada baiknya kalau memgetahui ciri-cirinya terlebih dahulu.
Baca Juga : Pengertian Surat Undangan
Daftar Isi :
Berikut Ciri Khas Surat Dinas Undangan Pada Umumnya :
1. Memiliki Kop Surat
Tidak hanya contoh surat undangan saja yang memiliki kop, akan tetapi sebenarnya semua jenis surat yang berlabel “dinas” biasanya memiliki kop sebagai identitas dari instansi itu sendiri.
Hal ini tentu sebagai penjelas asal dari surat itu diberikan sehingga si penerima akan lebih mudah mengenal dan memahami surat tersebut.Sebagai tambahan juga di bagian kop suratjika diperhatikan lebih teliti juga terdapat bagian nomor surat dan lampiran.
2. Memiliki Nomor dan Lampiran
Tidak kalah penting juga kalau biasanya pada surat dinas atau resmi akan terdapat nomor surat dan lampiran. Maksud dari nomor surat adalah sebuah urutan dari surat yang telah dibuat, sehingga hal ini memudahkan dalam mengukur atau mengetahui jumlah surat yang telah dikirimkan.
Sedangkan jika Anda perhatikan di contoh surat undangan, biasanya akan ada bagian lampiran. Maksud dari lampiran secara umum adalah banyaknya lembaran yang tertera didalam surat tersebut.
Tidak kalah penting juga selain nomor surat dan lampiran, pada bagian surat dinas juga dilengkapi bagian perihal , tanggal, dan alamat sebagai penjelas.
Baca Juga : Pengertian Surat Edaran dan Contohnya
3. Menggunakan Kaidah Bahasa Resmi
Perbedaan antara surat dinas dan surat biasa tentu dapat dilihat dari segi keindah kebahasaan yang ditulis.Ciri khas dari surat dinas seperti salah satu contohnya surat undangan biasanya menggunakan kaidah bahasa yang resmi dan memiliki struktur yang baik dan benar.
Arti bahasa yang resmi maksudnya adalah kaidah bahasa yang sesuai dengan KBBI, pemilihan kata yang sopan, dan terhormat. Tidak hanya itu saja, biasanya dilengkapi dengan stempel instansi pembuat surat.
Kriteria seperti itu bisa Anda coba perhatikan di contoh surat undangan. Pada dasarnya setiap isi kalimat yang diikuti dengan kata baku memang sangat tersusun baik dari mulai salam pembuka hingga salam penutup. Hal ini tentu sebagai salah satu syarat bentuk kehormatan dari instansi itu sendiri.
4. Disertai Cap Stempel Suatu Lembaga
Kebanyakan surat tidak resmi memang memiliki salah satu ciri yaitu tanda tangan di bagian pojok kanan. Bedanya dengan surat resmi biasanya tanda tangan tersebut memiliki cam stempel suatu instansi.
Hal ini tentu memiliki alasan sebagai penanggung jawab atau bukti adanya surat tersebut dibuat atau berasal. Cap stempel setiap dinas juga berbeda-beda atau memiliki jenis yang sesuai diinginkan instansi tersebut.
Banyak sekali fungsi dari cap stempel pada surat dinas, seperti pada contoh surat undangan. Memang benar jika dengan tanda tangan saja sebenarnya sudah cukup, akan tetapi dari aspek dinas hal ini melambangkan simbolis untuk perwakilan seseorang atau kelompok instansi.
Jika terjadi perjanjian, biasanya cap stempel juga berfungsi untuk memperkuat atau bukti kuasa yang sah. Maka dari itulah tidak heran jika surat dinas pasti di bagian tanda tangan akan diberikan cap stempel.
5. Memiliki Struktur yang Jelas
Perlu Anda ketahui kalau surat pada umumnya atau yang tidak resmi tentu tidak memiliki struktur yang jelas. Hal ini dapat diperhatikan kalau biasanya surat pribadi atau tidak resmi Cuma berisi maksud dan tujuan surat itu dituliskan.
Apalagi keindah kebahasaan yang diberikan juga cenderung memakai bahasa sehari-hari atau tidak baku. Akan tetapi berbanding terbalik dengan surat resmi atau dinas. Biasanya surat resmi lebih memperhatikan struktur dalam menuliskan maksud dan tujuan.
Semua struktur dapat diperhatikan baik mulai dari kop surat, nomor, perihal, salam pembuka, sampai salam menutup. Struktur yang diberikan sangat lengkap dengan susunan kalimat yang baku.
Baca Juga : Pengertian surat niaga dan Contohnya
Jika diperhatikan jenis kedua surat tersebut memang sangat berbeda, akan tetapi bagi Anda penting adanya kalau mampu memahami dan membedakan baik surat resmi atau tidak resmi. Apalagi contoh surat undangan dari dinas, tentu harus diperhatikan.
Sedikit perbedaan yang menonjol, biasanya pada surat dinas dibagian bawah sendiri terdapat bagian “tembusan”. Nah perlu diketahui kalau bagian itu biasanya sering digunakan bila mengharuskan butuh tembusan.
Tembusan tersebut tentunya dari pihak-pihak yang mampu mendapatkan tembusan atau salinan suratn selain dari suatu pihak yang dialamatkan. Hal ini sebagai suatu pernyataan yang isinya mengenai adanya acara atau kegiatan.
Pada umumnya untuk membedakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi dinas, lembaga, atau swasta, dan pribadi itu mudah dengan cara melihat struktur dan model bahasanya. Hal ini tentu memiliki perbedaan yang sangat mencolok dibandingkan surat pribadi atau tidak resmi.
Akan tetapi kebanyakan tidak semua orang mampu mengetahui dengan baik, sehingga perlu jika selalu diperhatikan baik secara langsung atau tidak langsung. Seperti halnya dengan contoh surat undangan, banyak sekali macamnya dan setiap surat tersebut memiliki fungsi masing-masing.
