Pengertian Surat Niaga Beserta Fungsi, Contoh dan CiriNya – Selamat datang di website surat resmi, pada kesempatan kali ini saya akan memberikan sebuah materi mengenai surat niaga mulai dari pengertian, tujuan, ciri-ciri hingga fungsi dari surat niaga.
Daftar Isi :
Pengertian Surat Niaga
Surat Niaga adalah salah satu surat resmi yang dibuat oleh perusahaan atau suatu badan atau perorangan yang bertujuan untuk mencari sebuah keuntungan.
Perlu diketahui bahwa surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstren. Yang dimaksud dari sifat intern ini adalah surat bisa digunakan untuk berhubungan antara perusahaan itu sendiri baik untuk tingkat pusat hingga kepada kantor cabangnya.
Sedangkan surat niaga yang bersifat ekstern ini bisa dipergunakan untuk berhubungan dengan perusahan satu ke perusahaan lainnya. Jadi surat niaga ini sering dikenal dengan surat dagang atau bisnis.
Fungsi Surat Niaga
Nah setelah kita mengetahui surat niaga diatas maka dapat disimpulkan bahwa surat niaga memiliki berbagai fungsi. Berikut ini adalah beberapa fungsi jika anda membuat surat niaga.
- Surat niaga berfungsi sebagai bukti yang nyata dan sah secara hukum, khususnya pada surat-surat perjanjian.
- Surat niaga juga berfungsi untuk alat pengingat, sebab surat ini juga bisa diarsipkan dengan bergitu maka surat niaga bisa diliat sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
- Fungsi surat niaga lainnya adalah sebagai perwakilan bicara penulis terhadap penerima atau lawan bicara.
- Surat niaga juga bisa dimanfaatkan sebagai pedoman kerja disaat menjalakan tugas pekerjaan.
- Surat niaga berfungsi untuk alat promosi.
- Fungsi lain dari surat niaga adalah sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan dan juga bisa digunakan untuk bukti dari sejarah.
Ciri-Ciri Surat Niaga
Nah setelah anda mengetahui pengertian dan fungsi dari surat niaga ini, maka sekarang kita ketahap ciri-cirinya. Berikut ciri ciri dari surat niaga yang perlu diketahui:
- Ciri pertama pada surat niaga adalah dimulai dengan pembukaan yang menarik dan tepat.
- Didalam menulis surat niaga maka isi surat tersebut harus jelas dan menggunakan bahasa yang sopan.
- Biasanya surat niaga memiliki ciri ciri kecenderungan didalam menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efiseinsi kerja maupun untuk penghematan waktu dan tenaga serta biaya.
Ruang Lingkup Surat Niaga
Perlu diketahui bahwa ruang lingkup surat niaga ini cukup luas karena dipergunakan untuk kepentingan usaha / bisnis yang menguntungkan.
Adanya surat niaga ini tentu tak lepas adanya suatu proses, nah proses inilah yang menjadi awal dan selanjutnya meningkat hingga proses yang paling terakhir, seperti dalam jual beli.
Seperti yang sudah kita ketahui bersama didalam melakukan transaksi seperti jual beli tanah, tentu dibutuhkan sebuah informasi serta keterangan-keteranan yang jelas mengenai barang yang dijual tersebut.
Informasi ini bisa diperoleh secara resmi, seperti melalui sebuah pengumanan surat kabar yang diumumkan oleh pihak penjual. Tujuan dari informasi ini adalah agar calon pembeli mengetahui informasi secara detail mengenai barang yang dijual tersebut. Kabar ini biasanya akan disampaikan lebih lanjut yang isinya untuk meminta sebuah keterangan lebih lanjut. Nah pada bagian ini disebut sebagai surat permintaan yang isi suratnya meminta keterangan lebih detail.
Surat penawaran adalah salah satu surat resmi dari sub surat niaga yang isi suratnya meminta sebuah keterangan-keterangan mengenai suatu barang yang akan dibeli. Nah apabila surat penawaran yang diajukan telah diterima dan disepakati oleh pihak penjual, maka pihak pembeli akan memesan barang melalui surat pesanan.
Apabila penjual sudah menerima surat pesanan dari pihak pembeli, maka penjual diharuskan memberikan sebuah kabar kepada pihak pembeli mengenai barang yang dipesannya, baik itu pesanan bisa dipenuhi atau tidak. Hal ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang baik. Jika barang pesanan tidak dapat dipenuhi maka berikan alasan yang benar kapada pembeli, namun jika barang yang dipesan masih tersedia, ada baiknya bila segera dikirim.
Surat yang berisikan sebuah pemberitahuan pengiriman barang ini disebut dengan surat pengiriman barang. Dengan sudah adanya pengiriman barang maka pembeli harus teliti dan lebih berhati-hati. Jika barang sudah cocok, maka pembeli wajib segera memberitahuan kepada pihak penjual bahwa barang yang dipesan sudah diterima dengan baik dan dilanjut dengan melakukan pembayaran sesuai harga barang kesepakatan. Hal ini dapat juga disebebut sebagai Surat penerima pesan karena isi suratnya sebuah infomarsi kepada penjual mengenai barang yang diterima.
Dengan adanya komunikasi yang baik tentu transaksi jual beli tersebut akan membuat penjual dan pembeli merasa puas. Oya iya surat yang isinya tentang uang pembayaran disebut dengan surat penerimaan pembayaran ya.
Jenis Jenis Surat Niaga
Selanjutnya saja akan memberikan informasi mengenai macam-macam surat niaga yang sering digunakan didalam keseharian.
Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah sebuah surat yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya dan surat niaga bagian ini dibuat oleh calon pembeli dan diberikan kepada pihak penjual untuk melakukan sebuah
Surat ini bertujuan untuk meminta sebuah informasi mengenai produk yang dijual. Biasanya setelah pihak penjual menerima surat penawaran maka ia akan langsung membalas surat tersebut dengan melampirkan sebuah brosur atau katalog barang yang dijualnya.
Cara Membuat Surat Penawaran Yang Benar
Bagi anda yang ingin membuat atau menulis surat permintaan penawaran harus memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Didalam surat harus ditulis dengan jelas mengenai jenis barang dan waktu barang dibutuhkan.
- Meminta sebuah informasi secara lengkap mulai dari cara pembayaran barang, syarat penyerahan dan pengiriman barang.
- Meminta daftar harga barang mulai dari brosur, katalog, contoh barang yang diperlukan hingga potongan harga lainnya.
Surat Penawaran
Surat Penawaran adalah sebuah surat yang dikirim oleh pihak pejual kepada calon pembeli untuk menawar barang yang dijualnya.
Hal ini bertujuan agar calon pembeli bisa tertarik dan membeli barang dagangan yang ditawarkannya, maka dari itu penjual harus pandai membuat surat penawaran agar bisa bisa menarik minat calon pembeli.
Oh iya didalam membuat surat penawaran, pihak penjual harus menulis dengan bahasa yang sopan dan disertakan nomor dan tanggal surat permintaan penawaran itu dibuat.
Surat Pesanan
Jika anda sudah membuat surat penawaran dan dikirim oleh calon pembeli, maka tahap selanjutnya ialah dengan menunggu balasan dari pembeli. Apabila calon pembeli tertarik kepada produk yang ada tawarkan dan pembeli ingin memesan produk yang anda jual, maka pembeli akan mengeluarkan surat pesanan kepada pihak penjual.
Surat ini berisikan informasi lengkap mengenai nama dan jenis barang yang dipesan dan disertai dengan harga setiap produk. Dan tak lupa pula ditulis mengenai sebuah informasi mengenai cara pembayaran yang diinginkan, mulai dari melakukan pembayaran via bank disertai dengan copy bukti pengiriman dan lain sebagainya.
Surat Pengiriman Barang
Jika pembeli sudah membuat surat pesanan maka pihak penjual menyetujui pesanan tersebut, maka pihak penjual akan membuat dan mengirimkan surat pemberitahuan bahwa barang yang diinginkan dalam proses dan dalam perjalanan.
Surat Pengakuan Penerimaan Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran ini dikirimkan oleh pihak pembeli kepada penjual yang isi suratnya sebagai pemberitahuan bahwa barang telah diterima dan pembayaran pelunasan akan segera dipenuhi sesuai kesepakatan.
Surat Pengaduan
Oh iya Surat pengaduan ini dibuat oleh pihak pembeli jika produk yang diterima tidak sesuai dengan kesepakatan.
Surat Keberatan
Surat keberatan ini adalah salah satu sikap penolakan atau keberatan di dalam bentuk tertulis. Perlu diketahui bahwa surat keberatan ini bisa menjadi solusi terbaik disaat adanya ketidak sepahaman antara si A dan B. Dan surat keberatan ini masuk dalam kategorui jenis surat yang bersifat formal.
Cara membuat atau menulis surat keberatan harus dengan format penulisan yang tepat dan baik, karena fungsi dari surat keberatan ini untuk menyampaikan bentuk keberatan seseorang atau perusahaan terhadap suatu tindakan yang diambil atau keputusan.
Pada umumnya surat pornyataan keberatan ini dipegunakan dalam dunia bisnis, seperti sikap karyawan terhadap keputusan jajaran direksi perusahaan. Dalam artian memperlihatkan sikap penolakan dengan keputusan.
Surat Permintaan Penagguhan Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pihak pembeli dan dikirim kepad penjual ini berisikan suatu permintaan kepada penjual agar pembayaran diundur atau di tunda.
Nah untuk waktu yang tepat untuk membuat surat penangguhan pembayaran ini adalah disaat sebelum waktu jatuh tempo pembayaran, hal ini bertujuan agar pihak penjual bisa menentukan kapan surat penangguhan pembayaran itu dapat disetujui atau tidak.
Surat Tagihan
Pengertian Surat tagihan adalah sebuat surat yang dibuat dan ditulis oleh pihak penjual untuk diberikan kepada pelanggan yang belum melunasi hutang atas barang atau produk yang telah diterimanya, sedangkan jatuh tempo pembayaran sudah melewati waktu yang disepakati.
Surat Edaran
Surat edaran ini merupakan surat tertulis yang berisikan sebuah pemberitahuan secara resmi yang ditunjukan oleh pihak pihak tertentu di dalam sutau lembaga, organisasi maupun instansi.
Contoh Surat Niaga
Dibawah ini adalah bermacam-macam bentuk contoh surat niaga yang perlu anda ketahui
Contoh Surat Niaga Penawaran
PT. LIPUTAN TEKNOLOGI
Kota Semarang Jawa Tengah
Jl. Sriwijaya 27 tegalsari kecamatan candisari kota semarang jawa tengah
Email : – Website : –
Yth,
Pimpinan CV. Pemuda bersatu
Bpk. Winarin Pambudi
Jln. Kerispatih no 87 ungaran kabupaten semarang jawa tengah
Hal : Penawaran Kerjasama
Dengan hormat,
Kami dari PT. LIPUTAN TEKNOLOGI dalam hal ini bermaksud untuk menawarkan sebuah kerjasama dengan CV. PEMUDA BERSATU untuk menjadi distributor produk-produk kami berupa:
- Produk elektronik
- Perlengkapan rumah tangga
- Furnitur, dll.
Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada PT. PEMUDA BERSATU apabila bersedia menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.
Mekanisme bentuk kerjasama bisa kamu jelaskan lebih lanjut jika CV PEMUDA BERSATU tertarik dengan tawaran kerjasama yang kami sampaikan.
Demikian surat penawaran kami buat, atas perhatian dan kerja samanya kami mengucapkan terimakasih.
NB: Kami menunggu tembusan dari BpK Winarin Pambudi selaku pimpinan CV PEMUDA BERSATU paling lambat 14 hari setelah bapak merima surat ini.
Semarang. 2 Januari 2020
Hormat saya,
Atika Balqis
Manajer Pemasaran
Contoh Surat Niaga Pesanan
Contoh Surat Niaga Permintaan Penawaran
Contoh Surat Niaga Tagihan
Baca Juga:
- Pengertian Surat Resign Kerja dan Strukturnya
- Pengertian Surat Undangan dan Bagian-bagiannya
- Fungsi dan Pengertian Surat Resmi Beserta Ciri-CiriNya
- Pengertian Kwitansi Beserta Ciri-ciri dan Contohnya
Download Surat Niaga
Silahkan download surat niaga format word .docx dan excel dibawah ini secara gratis, kemudian silahkan edit surat niaga tersebut dan isi sesuai keinginan.
Itulah penjelasan mengenai pengertian surat niaga berserta ciri-ciri, fungsi dan contohnya yang bisa anda download secara gratis.
