Contoh Format Surat Resmi – Sebelumnya kita telah membahas mengenai pengertian surat kuasa yang termasuk bagian dari surat resmi. Dan pada artikel ini kita akan membahas secara lengkap mengenai contoh format surat resmi beserta ciri-ciri nya yang dapat membantu anda di dalam membuat surat resmi dengan cara mudah.
Mungkin diantara kita sudah mengetui apa yang di maksud dengan surat resmi dan bagaimana format cara membuatnya. Namun juga tak menutup kemungkinan masih banyak orang yang belum mengetahui tata cara membuatnya atau sudah tahu cara buat surat resmi namun melupakan point penting didalam surat menyurat yang bersifat resmi.
Pada saat ini kegiatan surat menyurat memang sudah mulai berkurang sejak perkembangan teknologi yang sangat pesat, mulai dari e-mail hingga sms yang bisa memudahkan penggunanya untuk mengirim pesan atau surat menyurat.
Namun hal tersebut tidak mempengaruhi keberadaan surat resmi yang hingga saat ini masih diperlukan dan dipergunakan. Hal itu dikarenakan surat resmi ini di buat dan dikeluarkan oleh sebuah badan yang memiliki payung hukum maupun instansi pemerintah.
Setiap instansi pemerintah maupun perusahaan yang berbadan hukum tentu akan mengeluarkan sebuah surat resmi seperti surat resmi kedinasaan, surat resmi permohonan, surat resmi perintah tugas, surat kuasa maupun surat lainnya yang memiliki kop surat dari instansi resmi perusahaan maupun berlabel pemerintah. Agar surat resmi tersebut mendapatkan keabsahaan hukum maka wajib tercacat didalam arsip catatan sipil setiap perusahaan maupun instansi yang mengeluarkan surat itu.
Maka dari itulah jika anda ingin membuat surat resmi dengan format yang benar, maka anda harus memperhatikan beberapa contoh surat resmi yang telah memenuhi kaidah-kaidah didalam pembuatan surat resmi atau dengan kata lain telah memenuhi syarat syarat untuk membuat sebuah surat resmi.
Dengan anda membuat surat resmi dengan format yang sesuai dengan syarat-syarat pembuatan surat maka hal itu akan membuat keabsahan hukum dan dari beberapa contoh surat resmi dengan format yang anda buat tidak akan dipertanyakan oleh lagi oleh perusahaan maupun instasi yang telah menerima surat tersebut.
Daftar Isi :
Apa Sih Yang Dimaksud Dengan Surat Resmi Itu?
Menurut Kamus Bahasa Indonesa Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepenting resmi dan dapat dipergunakan untuk perseorangan, organisasi maupun instasi seperti Surat edaran, surat permohonan, surat undangan, surat kuasa dan lain sebagainya. (Baca Juga: Contoh Surat Kuasa Pengambilan Gaji)
Jadi dapat kita ambil contoh bahwa pengertian surat resmi ialah segala jenis surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi maupun organisasi secara resmi, untuk berbagai kepentingan yang bersifat khusus maupun umum.
Selengkapnya: Pengertian Surat Resmi Beserta Ciri-Cirinya
Fungsi Surat Resmi Secara Umum
Perlu diketahui bahwa surat resmi memiliki beberapa fungsi yang dapat membantu suatu perusahaan maupun instansi untuk memberitahukan, melarang maupun menghimbau suatu kegiatan yang sifatnya kedinasan maupun non-kedinasan.
Sebagai contoh jika anda mendapatkankan surat resmi dari organisasi, perseorangan maupun kedinasan, maka secara otomatis anda menjadi wakil dari yang ditulis di surat resmi tersebut.
Untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan beberapa bentuk atau jenis dari surat resmi yang diliat dari fungsi-nya.
- Dokumen Tertulis – Didalam membuat surat resmi jenis ini biasanya dikeluarkan oleh suatu organisasi maupun instansi pemerintah yang kemudian di serahkan kepada bagian administrasi penerima surat dengan memiliki tujuan sebagai dokumen tertulis yang dapat dipergunakan untuk bahan arsip.
- Pedoman Kerja – Fungsi atau bentuk lain dari surat resmi yang telah dikeluarkan dari instansi ialah dipergunakan sebagai pedoman kerja yang memiliki bentuk tertulis secara sah. Sebagai contoh jika anda mendapat pekerjaan tentu akan mendapatkan sebuah surat resmi yang format penulisannya berisini tentang penugasan atau lebih dikenal sebagai surat kontrak kerja.
- Sarana Komunikasi – Pada umumnya surat resmi ini berfungsi sebagai penyampai informasi kepada penerima surat untuk menjalankan suatu kegiatan atau tugas. Sebagai contoh surat resmi kedinasan tentu format didalamnya sebagai penyampian infomarmasi pemberian tugas.
- Jaminan – Biasanya surat resmi yang berfungsi sebagai jaminan ini dibuat oleh perusahaan maupun perorangnya, sebagai contoh surat resmi format jaminan itu seperti surat kuasa, surar perjanjian dan lain sebagainya.
- Surat Keterangan – Contoh fungsi format surat resmi lainya ialah sebagai surat keterangan, pada umumnya surat ini memiliki fungsi untuk menjelaskan kondisi maupun keadaan tertentu. Sebagai contoh surat resmi keterangan sakit, surat resmi keterangan meninggal dan lain sebagainya.
- Surat Resmi Berformat Perwakilan – Biasanya fungsi dari surat resmi keterangan ini dipergunakan untuk mewakilkan seseorang kepada orang lain. Sebagai contoh format surat resmi perwakilan yaitu surat kuasa pengambilan gaji dan lain sebagainya.
Bagian Bagian Surat Resmi
Tentu setiap surat resmi memiliki ciri-ciri atau bagian yang perlu diketahui, mengetahui ciri-ciri surat resmi merupakan sesuatu hal yang wajib diketahui, agar dapat membedakan antara surat resmi dengan non surat resmi. Dibawah ini adalah ciri-ciri surat resmi.
A. Bahasa Surat Resmi
Cara terbaik sebelum membuat surat resmi ialah dengan memahami bahasa surat yang dipergunakan, gunakanlah bahasa yang jelas dengan kosa kata yang bagus.
B. Kepala Surat Resmi
Ciri-ciri surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun organisasi tentu memiliki kop surat atau kepala surat yang menunjukan asal surat tersebut dibuat. Kop surat ini meliputi nama instansi, logo, alamat, nomor telpon hingga email yang ditulis dengan jelas.
C. Nomor Surat Resmi
Ciri-ciri atau bagian-bagain terpenting didalam membuat surat resmi ialah dengan mencatumkan nomor surat yang telah dikeluarkan oleh instansi, tujuan adanya nomor didalam surat resmi ini sebagai bahan pengarsipan surat yang telah dikeluarkan.
D. Perihal
Ciri-ciri selanjutnya didalam surat resmi ialahkan memiliki bagian perihal yang memiliki fungsi untuk keterangan tujuan surat tersebut.
E. Pengesahan
Bagian terakhir didalam surat resmi adalah pengesahan, yaitu terdapat keterangan bahwa surat resmi tersebut sudah diketahui oleh pihak instansi, kemudian diberi stempel.
Format Penulisan Surat Resmi
Setelah diatas kita sudah membahas pengertian surat resmi dan bagian-bagian dari surat resmi, maka selanjutnya kita akan membahas format cara penulisan surat resmi yang benar.
Untuk admintrasi mengetahui cara menulis surat resmi dengan format yang tepat berupakan hal yang wajib.
Memang didalam format penulisan surat resmi ini gampang-gampang susah, untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan format penulisan surat resmi dibawah ini yang dapat membantu anda didalam membuat surat resmi.
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Perlu diketahui didalam bagian pembukaan surat yang harus dicantumkan didalam pembuatan surat resmi dari berbagai jenis adalah kop surat. Karana kepala surat tersebut bertujuan sebagai informasi awal yang diberikan oleh penerima surat.
Pada umumnya kepala surat atau kop surat ini mecangkup bagian-bagian penting mengenai profil pihak pengirim surat, mulai dari nama instansi, logo, alamat, nomor telpon, fax hingga email pengirim surat resmi tersebut.
2. Tempat dan Tanggal Penulisan / Pembuatan Surat Resmi
Jika anda setelah selesai membuat format kop surat pada surat resmi, pada dilanjutkan dengan penulisan nomor surat, Nomor surat resmi ini meliputi keterangan surat, tanggal, bulan hingga tahun pembuatan surat resmi ini.
Dengan adanya tempat dan tanggal surat resmi tersebut dapat membuat mempermudahkan anda didalam pengarsipan surat dan mengindari orang-orang yang akan membuat surat palsu.
3. Nomor Surat Resmi
Format selanjutnya didalam penulisan surat resmi setelah kop surat dan tanggal pembuatan surat adalah nomor surat, yang biasanya nomor surat ini memiliki angka romawi.
Fungsi dari format nomor surat resmi ini untuk rekapan pendaataan pembukuan pengarsipan
4. Perihal
Format penulisan surat resmi selanjutnya adalah perihal. Pada bagian ini juga wajib dibubuhkan didalam isi surat, karena perihal ini bertujuan sebagai maksut dan tujuan surat resmi itu dibuat.
Hal tersebut untuk memudahkan di penerima surat resmi untuk memahami inti dari surat resmi yang telah diterimanya.
5. Lampiran
Format penulisan surat resmi yang lainnya adalah bagian lampiran surat, pada bagian ini digunakan untuk melampirkan berkas-berkas pendukung atau berkas penting untuk melengkapi surat resmi. Hal ini berfungsi untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui secara rinci isi surat yang telah diterimanya.
Pada umumnya berkas lampiran ini berisikan laporan keuangan, rincian anggaran biaya maupun struktur kepengurusan.
6. Alamat Tujuan Surat
Bagian penting lainnya didalam surat resmi ialah mencantumkan format alamat tujuan surat resmi akan diberikan, hal ini bertujuan agar membantu yang menerima surat untuk menyampaikan kepada orang yang bersangkutan.
Penulisan format alamat tujuan pada surat resmi meliputi, nama, alamat bagian, dan lain sebagainya.
7. Salam Pembuka Surat Resmi
Pada bagian salam pembukaan dari surat resmi yaitu berisikan sebuah salam sambutan dan tujuan dari surat resmi tersebut
8. Isi Surat Resmi
Selanjutnya kita melakukan format penulisan surat resmi bagian inti isi surat, pada bagian isi surat ini harus ditulis dengan detail dan jelas.
Penulisan pada isi surat resmi selain harus jelas juga wajib menggunakan bahasa baku yang sesuai EYD, yang mampu menjelaskan maksut dan tujuan surat resmi itu dibuat.
9. Salam Penutup Surat
Pada format penulisan salam penutup pada surat resmi ini bertujuan sebagai rasa hormat kepada penerima surat.
10. Tembusan Surat Resmi
Tembusan ini berisikan beberapa informasi bahwa surat resmi tersebut telah diketahui oleh beberapa orang terpenting didalam pembuatan surat resmi tersebut. mulai dari kepala bagian hingga Direktur perusahaan.
Contoh Format Surat Resmi
Setelah anda sudah mengetahui tentang pengertian surat resmi, ciri-ciri dan format penulisan surat resmi, mala langkah selanjutnya ialah mengetahui beberapa contoh format surat resmi dari berbagai jenisnya.
Hal ini bertujuan agar memudahkan anda didalam membuat surat resmi dengan format yang benar.
1. Contoh Format Surat Undangan
Jenis surat resmi yang pertama yang akan saya berikan adalah surat undangan. Didalam membuat surat undangan anda harus mencantumkan kop surat, alamat dan keterangan pengenai organisasi yang telah mengeluarkan surat undangan tersebut.
Setelah kop surat dibuat selanjutnya dilanjut dengan penulisan tempat dan tanggal surat undangan tersebut dikeluarkan.
Lalu juga mencantumkan nomor surat , perihal serta lampiran pada surat udangan tersebut dan tak lupa pula tujuan surat itu untuk siapa.
Untuk memudahkan anda didalam menulis atau membuat surat undangan silahkan perhatikan contoh format surat undangan dibawah ini dan jika anda ingin download surat resmi jenis undangan ini liat di artikel paling bawah
Baca Juga: Pengertian Surat Undangan dan Bagian-bagiannya
2. Contoh Format Surat Pengumuman
Jenis surat resmi yang kedua adalah surat pengumuman, Jika anda ingin membuat surat pengumanan ini anda harus memperhatikan struktur penulisan format dengan benar seperti pada contoh gambar dibawah ini.
Surat pengumaman ini dapat juga disebut sebagai surat pemberitahuan yang isinya adalah sebuah himbaun kepada penerima surat untuk melaksanakan kegiatan apa yang ditulis didalam surat pengumuman tersebut.
Berikut contoh cara membuat surat pengumanan dengan format yang benar.
3. Contoh Format Surat Permohonan
Surat permohonan ini juga termasuk bagian dari surat resmi, karena juga memiliki kop surat, lampiran, nomor surat, tempat dan tanggal surat dibuat hingga stempel organisasi maupun instansi terkaid.
Jika anda ingin mengetahui contoh cara membuat surat permohonan dengan format yang benar, silahkan anda perhatikan contoh surat permohonan dibawah ini.
4. Contoh Format Surat Kuasa
Surat kuasa ini juga termasuk jenis dari surat resmi. Seperti pada pengertian surat kuasa bahwa surat ini sebagai perwakilan penulis surat atau pembuat surat.
Tata cara penulisan surat kuasa dengan surat permohonan maupun surat lainnya tentu berbeda meskipun sama-sama tergolong surat resmi.
Apabila anda sedang mencari cara membuat surat kuasa maka silahkan anda perhatikan contoh format penulisan surat kuasa dibawah ini.
Selengkapnya: Contoh Surat Kuasa Yang Benar + Free Download
5. Contoh Format Surat Pemberitahuan
Jenis surat resmi kelima adalah surat pemberitahuan, berikut contoh surat pemberitahuan dengan format yang benar.
Sebetulnya masih banyak sekali contoh format surat resmi dari berbagai jenis, akan tetapi berhubung saya ada pekerjaan mendadak terpaksa saya hanya memberi 5 contoh surat resmi dengan format yang benar.
Dan artikel yang berjudul contoh format surat resmi + download ini saya lanjutkan besok, sekaliyan pemberian link download, agar anda bisa mendowload surat resmi dari berbagai jenis yang diinginkan. Sekian dan trimaksih atas kunjungannya.
