Tata Cara Menulis Kwitansi Pembayaran – Mungkin sebagian orang masih bingung dengan cara penulisan di buku kwitansi saat transaksi berlangsung. Seperti yang sudah kita ketahui bersama bahwa kwitansi pembayaran memiliki berbagai jenis dengan format yang berbeda, untuk lebih jelasnya mengenai penulisan kwitansi silahkan simak terlebih dahulu mengenai pengertian dan fungsi kwitansi secara umum.
Daftar Isi :
Pengertian Kwitansi
Apa sih kwitansi itu? Secara umum pengertian kwitansi adalah sebuah surat atau dokumen yang dipergunakan sebagai alat bukti tertulis terjadinya suatu transaksi, dan surat ini ditandatangai oleh pihak penerima kemudian diserahkan kepada pihak pembayar atau pemberi sejumlah uang.
Secara umum didalam cara menulis kwitansi pembayaran dilengkapi dengan nama pemberi uang, jumlah nominal yang dibayarkan, alasan atau uraian kegunaan uang itu diberikan serta tempat dan tanggal terjadinya transaksi tersebut. Agar kwitansi pembayaran sah secara hukum Indonesia tentu harus dibubuhi sebuah materai apabila transaksi tersebut dengan jumlah nominal yang besar.
Cara terbaik untuk membuat kwitansi ialah dengan memperhatikan urutan pemberian materai di kwitansi pembayaran agar sah secara hukum yang berlaku, berikut penjelasannya:
- Perlu diketahui jika transaksi tersebut senilai Rp 250.000 hingga Rp 1.000.000 maka kwitansi tersebut harus menggunakan materai 3000 agar sah secara hukum.
- Sedangkan untuk transaksi dengan nomonal diatas Rp 1.000.000 maka didalam kwitansi harus dibubuhi materai 6000
- Untuk transaksi dengan nominal rendah atau sekitar dibawah Rp 250.000 maka tidak perlu menggunakan materai (tergantung kesepakatan kedua pihak)
Pada umumnya jika transaksi dengan nominal yang sangat besar selain harus menggunakan kwitansi bermaterai juga perlu menambah sebuah dokumen sebagai pendukung, sebagai contoh jika membeli tanah, maka selain kita membuat kwitansi pembelian tanah juga wajib membuat dokumen surat perjanjian jual beli tanah yang ditanda tangani kedua belah pihak dan saksi.
Pada saat ini sudah banyak perusahaan yang membuat atau mendesain kwitansi sendiri dengan bentuk yang berbeda, banyak perusahaan yang memanfaatkan rumus excel untuk cara membuat kwitansi pembayaran agar memudahkan didalam penulisannya.
Baca Juga: Contoh Cara Membuat Kwitansi di Excel + Download
Fungsi dan Manfaat Kwitansi Pembayaran
Secara umum fungsi kwitansi merupakan sebagai tanda bukti telah terjadinya sebuah transaksi yang telah disepakati kedua belah pihak.
Perlu anda ketahui bahwa manfaat kwitansi itu banyak sekali selain sebagai tanda bukti penerimaan uang, kwitansi juga bisa bermanfaat sebagai pemberi informasi dalam pembukuan bendahara sebagai keluar masuknya uang atau untuk memberikan informasi kepada pemberi uang mengenai jumlah uang yang harus dibayar.
Kwitansi pembayaran secara umum juga dapat diartikan sebagai nota tagihan, jika uang pembayaran sudah diterima maka penerima uang harus memberikan sebuah kwitansi kepada pemberi uang.
Cara terbaik sebelum membuat kwitansi pembayaran adalah dengan mengingat-ingat hal-hal yang tidak boleh dilakukan disaat membuat kwitansi pembayaran sebagai barang bukti:
- Jangan pernah mendatangani kwitansi kosong dalam bentuk apapun
- Penulisan nama harus lengkap baik pemberi maupun penerima uang.
- Penulisan tempat dan tanggal terjadinya transaksi harus jelas disertai tanda tangan si penerima uang pada bagian bawahnya / berdekatan.
- Tujuannya pembuatan kwitansi harus jelas, seperti keterangan kegunaan kwitansi tersebut untuk pembayaran apa.
- Apabila dalam pembuatan kwitansi harus menggunakan materai, maka si penerima uang harus tanda tangan diatas materai
- Harus bisa membedakan antar kwitansi dengan nota pembelian.
- Gunakan nomor urut kwitansi jika anda membuat kwitansi dengan jumlah yang banyak, agar dapat membedakan kwitansi tersebut.
- Penulisan jumlah uang yang dibayarkan pada bagian atas harus di tulis dengan huruf sedangkan bagian bawah di tulis angka.
Baca Juga: Contoh Kwitansi Pembelian Mobil Bekas
Sebagai contoh saya akan memberikan sebuah gambar kwitansi jual beli mobil bekas, silahkan perhatikan cara penulisan kwitansi pembayaran-nya.
Baca Juga: Contoh Cara Membuat Kwitansi di Ms Word + Download
Ciri-Ciri Kwitansi
Silahkan anda perhatikan contoh kwitansi pembayaran sewa hotel diatas, agar anda dapat mengetahui ciri-ciri kwitansi untuk memudahkan anda didalam menggunakan cara membuat atau menulis kwitansi pembayaran.
Berikut ciri-ciri yang ada didalam kwitansi pembayaran (Perhatikan kwitansi kosong)
- Contoh kwitansi pembayaran pada umumnya dibagi menjadi dua bagian, yaitu untuk sebelah kiri disebut sebagai sub kwitansi, pada bagian ini diberikan oleh penerima uang sedangkan untuk bagian sebelah kanan kwitansi diberikan oleh pemberi sejumlah uang atau yang menyerahkan uang.
- Untuk kwitansi rangkap, bagian depan atau asli diberikan kepada orang yang membayar sejumlah uang dan bagian bawah untuk penerima uang yang akan dipergunakan sebagai arsip keuangan.
- Informasi yang berada didalam kwitansi adalah nama pemberi uang, jumlah uang yang diserahkan, kegunaan pembayaran, tempat dan tanggal penyerahan uang dan tanda tangan + nama si penerima uang.
Note: Silahkan bedakan antara kwitansi, nota dan faktur, pada umumnya kwitansi itu bermaterai sedangkan nota dan faktur tidak menggunakan materai, meskipun memiliki kegunaan yang sama yaitu sebagai tanda bukti pembayaran.
Baca Juga: Format Kwitansi Kosong Ms Word, Excel + Download
Tata Cara Pengisian Kwitansi Pembayaran
Setelah anda mengetahui pengertian, fungsi dan ciri-ciri kwitansi maka selanjutnya kita membahas tentang cara menulis kwitansi pembayaran yang benar.
1. Menyiapkan Blangko Kwitansi
Cara pertama sebelum membuat atau menulis kwitansi pembayaran secara manual ialah dengan menyiapkan blangko kwitansi, jika anda ingin membuat dua lembar kwitansi maka anda bisa menambahkan karbon, dengan begitu anda hanya menulis kwitansi pembayaran satu kali namun dapat menghasilkan dua lembar kwitansi. Pada hal itu biasanya dipergunakan oleh toko, lembar pertama untuk diberikan pada pemberi uang dan lembar kedua untuk arsip dokumen toko.
Pada umumnya kwitansi berkarbon ini dicetak menggunakan format yang berbeda meski memiliki fungsi sama yaitu sebagai bukti penerima uang atau bukti penjualan.
Baca Juga: 50+ Contoh Kwitansi Pembelian dan Pembayaran
2. Menggunakan Bolpoin Hitam
Cara kedua untuk menulis kwitansi pembayaran ialah dengan menggunakan bolpoin warna hitam untuk penulisan kwitansi, seperti pada contoh kwitansu jual beli mobil diatas yang menggunakan bolpoin warna hitam. Sebab warna hitam sebagai pertanda keaslian kwitansi tersebut.
Dan perlu diingat juga bawah penulisan kwitansi harus dengan huruf atau tulisan yang jelas agar dapat memudahkan orang lain untuk membaca, apabila anda menggunakan kwitansi berkarbon maka cara menulis kwitansi pembayaran-nya harus ditekan agar tulisan yang ditulis tembus kebawah.
3. Menggunakan Stempel Perusahaan
Cara ketiga untuk membuat dan menulis kwitansi pembayaran ialah dengan pemberian stempel perusahaan, liat contoh diatas terdapat stempel perusahaan yang berada diatas nama dan tanda tangan penerima uang.
Adanya stempel perusahaan bertujuan untuk memperkuat keaslian kwitansi pembayaran secara hukum dan sebagai pernyataan bahwa kwitansi tersebut di keluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.
4. Mencantumkan Semua Infomasi Yang Dibutuhkan didalam Kwitansi Pembayaran
Cara selanjutnya untuk menulis kwitansi pembayaran yang benar ialah dengan memperhatikan informasi yang ada didalam kwitansi tersebut. Dan informasi kwitansi harus ditulis secara lengkap seperti:
- Data Penjualan Secara detail
- Data Pembeli Harus Detail
- Tempat dan Tanggal Transaksi
- Data Produk ditulis detail
- Jumlah uang yang dibayarkan
- Cara pembayaran
- Tanda tangan pembeli dan penjual
5. Mengetahui Tujuan dan Alasan Dibuatnya Kwitansi
Cara terakhir sebelum menulis kwitansi pembayaran ialah dengan mengetahui tujuan kenapa kwitansi itu dibuat, apakah untuk pembayaran barang yang dibeli atau untuk pembayaran uang muka.
Contoh Kwitansi Pembayaran
Agar dapat mengetahui cara menulis kwitansi pembayaran dengan benar, alangkah baiknya jika melihat contoh-contoh kwitansi pembayaran dibawah ini.
Contoh Kwitansi Pembelian Kosong
Sebelum anda menulis kwitansi pembayaran maka anda harus menyiapkan kwitansi pembelian kosong terlebih dahalu seperti gambar dibawah ini.
Contoh Kwitansi Pembayaran Angsuran
Untuk kwitansi pembayaran angsuran biasanya perusahaan mengunakan cara menulis kwitansi pembayaran menggunakan teknologi atau melalui komputer.
Contoh Kwitansi Pembayaran Sewa
Sewa rumah atau hotel biasanya cara menulis kwitansi pembayaran juga menggunakan komputer tidak ditulis secara manual, karena mereka membuat kwitansi sendiri.
Contoh Kwitansi Pembelian DVD
Jika anda seorang pedagang DVD, maka disaat orang lain membeli barang ditoko, maka anda harus membuat kwitansi seperti gambar dibawah ini, silahkan perhatikan cara penulisan kwitansi pembayaran tersebut.
Contoh Kwitansi Pembelian Motor
Berikut cara menulis kwitansi pembelian atau pembayaran sepeda motor. (Baca Juga: Contoh Membuat Kwitansi Jual Beli Motor dan Mobil )
Contoh Kwitansi Rental Mobil
Jika anda mencari cara membuat kwitansi rental mobil dan bingung cara penulisannya, silahkan liat contoh kwitansi sewa mobil dibawah ini.
Baca Juga:
Akhir Kata
Demikianlah cara membuat dan menulis kwitansi pembayaran yang benar beserta informasi mengenai pengertian dan manfaat kwitansi bagi kedua belah pihak. Semoga setelah anda mengetahui cara penulisan kwitansi dan contoh kwitansi pembayaran ini dapat membantu anda didalam membuat kwitansi. Jika ada pernyataan mengenai surat silahkan tulis dikolom komentar ya. Trimakasih
